O que é e por que automatizar processos?

Seja você dono de uma empresa de blister embalagem ou gerente de uma loja de calçados, é viável compreender que a automatização de processos é quase uma obrigação nos dias de hoje.

Mas qual é a definição deste termo e como posso fazê-lo? Foi pensando nessas questões que resolvemos criar esta postagem. Isso o ajudará e trará mais lucros com menos esforços. Quer entender melhor sobre o tema? Então, vem com a gente!

O que é Automação de Processos?

A automação de processos usa a tecnologia para dar agilidade a funções complexas. Ela, normalmente, tem três funções:

Automatizar processos;
Centralizar informações e;
Reduzir a necessidade de entrada de pessoas.

Isso serve para remover gargalos, reduzir erros e perdas de dados, ao mesmo tempo em que aumenta a transparência, a comunicação entre os departamentos e a velocidade de processamento.

Pense em um laudo spda. O processo, que é automatizado, se parece com isso:

O cliente escolhe o tipo de laudo que deseja;
O sistema solicita o pagamento do cliente;
A empresa recebe o pagamento;
Aprova a transação e gera o documento para o responsável assinar.

Embora seja uma automação muito simples, esse processo é aquele com o qual a maioria das pessoas está familiarizada. Isso a transforma em uma série mecânica de automação usando software, hardware e comunicação com um sistema de contabilidade.

A automação de processos agiliza um sistema removendo entradas humanas e isso ajuda a:

Diminuir erros;
Aumentar a velocidade de entrega;
Aumentar a qualidade;
Minimiza custos e;
Simplificar o processo de negócios.

Há a incorporação de ferramentas de software, pessoas e processos para criar um fluxo de trabalho totalmente automatizado. Isso faz com que sua marca seja um martelete demolidor da concorrência.

Como implementar a automação de processos

Cada organização é diferente, mas os passos básicos permanecem os mesmos.

Identificar tarefas e processos que podem ser automatizados

Nem todas as tarefas podem ser automatizadas. No entanto, existem algumas onde alguns que passam por este processo com a ajuda de um software. Pense em tarefas dentro de uma organização que:

São repetitivas;
Sensíveis ao tempo;
Incluem um número de pessoas e peças;
Precisa de auditoria;
Impacta outros processos e sistemas dentro do negócio;
São baseados em regras e padrões;
Têm o potencial de alto retorno sobre o investimento

Encontre essas tarefas e crie um mapa de processo que mostre o sistema atual.

Defina suas metas organizacionais

A menos que você tenha uma ideia firme de onde quer ir, isso pode resultar em poucas mudanças positivas. A organização precisa decidir quais seus objetivos e como a automação ajudará a alcançá-los.

Também é importante planejar como o sucesso será medido: será com menos reclamações de clientes? Com uma queda no tempo de resposta? Ou um aumento na lucratividade?

Uma vez que tenha esclarecido isso, a tomada de decisão se torna muito mais fácil, pois cada escolha o aproxima dos objetivos! Depois disso tudo pontuado, é só esperar o sucesso chegar!

Esperamos ter ajudado com essa postagem, caso tenha gostado, comente e compartilhe em suas redes sociais.